O sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (Dataged), um software utilizado pela Assembleia Legislativa de Roraima que reúne várias tecnologias e permite gerenciar documentos em forma digital, foi tema da monografia intitulada ‘Gestão Eletrônica Documental’, do curso de Secretariado da Universidade Federal de Roraima (UFRR).
O material gerou também um artigo, o qual será apresentado no próximo mês, em Brasília, durante a 11ª Consec (Congresso Nacional de Secretariado). A autora do trabalho, Agenilda Jéssica Rocha, secretária executiva, iniciou as primeiras pesquisas em 2013, época em que a Assembleia Legislativa começou a implantar o sistema.
A pesquisa minuciosa constatou vários benefícios que vão ao encontro do quesito sustentabilidade como, por exemplo, a economia de papel e agilidade. O Dataged também estimulou a qualidade de vida do servidor, uma vez que o sistema permite grande agilidade nas ações, deixando os usuários mais confortáveis e confiantes, já que a máquina pública se torna mais eficiente, possibilitando respostas imediatas.
“Tivemos pontos bem significativos na pesquisa, mas a melhor foi o que o sistema Dataged trouxe para Assembleia tanto na agilidade de obtenção das respostas quanto na redução significativa de papel nos documentos gerados pela Casa. Então se teve uma resposta sócio-ambiental muito grande. Um sistema que ajudou em várias vertentes”, disse Jéssica.
A pesquisa revelou que 93% dos servidores que utilizam o Dataged estão satisfeitos com o sistema. “Só o reconhecimentos dos usuários sobre esse sistema já faz com que se insista cada vez mais o uso”, afirmou Jéssica, que sempre se identificou com a disciplina ‘arquivo e documentação’.
A nova configuração do mundo orienta mais cuidado com o meio ambiente. A orientadora da monografia, Fabiana Vitaliane, ressalta que é importante as empresas, sejam públicas ou privadas, investirem nesse tipo de sistema. “Esse é um sistema que vai facilitar todo o trâmite documental dentro das instituições, independente de ser pública ou privada, porque agiliza o atendimento ao usuário e, inclusive, facilita o próprio arquivamento, que é o destino final dos documentos quando chegam à instituição, os produzidos ou recebidos. Só traz benefícios, inclusive no quesito sustentabilidade, da responsabilidade sócio ambiental, que é algo que as empresas hoje estão prezando bastante”, ressaltou.
